ITでもっと賢く!人事&経営者が見るべきスマートなワークフロー

紙の上で業務の流れを立てるのはもう遅い時代。
電子ツールを使って業務の流れであるワークフローをラクラク作成すれば,企業活動の他の部分に目を向けやすくなりますね。
経営者や人事が知っておくべきポイントを解説します.

ワークフローは業務の流れ

ワークフローは一連の業務の流れのこと。
例えば,仕事全体の流れや誰がどの仕事をするかの分担,一日の配分などもワークフローの中身と言えます。
この言葉は,経済が高度化したイギリス産業革命時の経営者たちが効率化のために編み出したものであり、大量の働き手が同じように仕事ができるよう決定するための基準です。
そのため,ワークフローを念頭にした作業ではメリットが3つ

・ケアレスミスが減る
・進捗がわかる
・作業効率UP

誰が何をいつするか,だから本日の終わりの目安はと逆算しやすい点がフローのメリットですね。
ただし,詳細に仕事の流れを決めるのでは裁量性がなく働き手のやる気を削ってしまうおそれがある上,評価がめんどうくさいのは事実。
そこでITツールを使って賢くフローを作成,ぱぱっと評価するもの,それがワークフローシステムです。

ワークフローシステム概要

ワークフローシステムとは,ワークフロー管理に加え,経費の決算,稟議書申請などある程度型どおりでいいものを設定し業務の一端を担うものの管理機能があるシステムのことです。
物によっては経費管理や稟議書管理をサクッと作る型を提供してくれるだけのものもあります。
特徴として,申請書の新規作成が簡単,クラウド共有がやりやすいので情報が漏れにくい,過去の申請と比較可能などが挙がります。

ワークフローシステムの導入を考える前に

ワークフローシステム導入を検討する前に,業務のどの工程に課題があるのか洗い出しをせねばなりません。
注意すべきポイントは3つ。

・現状把握
・課題の分析
・最低でも必要なスペックの洗い出し

まずは,業務の中でどこに課題があるのか現状把握する必要があります。
すでに,システムを導入しているにも関わらず使いこなせていなければ自社にあったものと言えなくなってしまうのですから。
そのため,現状の工程管理に不満がある部分を抽出し,なぜ不便が起こるか課題を分析していきます。
ここではじめてワークフローシステムを導入するか検討すべきですね。

例えば,A社は業務全体の流れをクラウド型のメモを通して常に確認可能にしており,その他細かい書類はExcel管理ながらもコピーで簡単に新規書類が作成可能としていたとします。
この企業の課題に書類の重複や過去の書類管理にあったとすれば書類管理を簡単にしてくれるシステムを入れればよいですし,勤怠管理を自動化したいならそこをメインに考えればいいわけです。
さらに,導入前にシステムで出来ること,他のアプリとの連携,拡充機能,フォロー体制,セキュリティーも合わせて確認する必要があります。

タイプ別ワークフローシステム

ワークフローシステムそのものは国内だけでも数多くあり,その特徴,強みも様々です。
中には,従来の業務フローの体制をあまり変えたくない企業もあるでしょう。
ですから,ここでタイプ別のワークフローシステムをいくつかご紹介します。

Excelを活用して従来に近い仕様に

・Styleflow
・AppRemo

Stykeflowは月額300円/ユーザーから始められるクラウド形態のもの。
特徴として,もともと使っていた書式の稟議書や決算書を登録するだけで申請フォームを作成してくれます。

AppRemoは,テレワークに使える小規模利用向けのサービス。
Excel作成した申請書をシステムにのせるとコメント機能のような形でチャットが可能。 コミュニケーションも取りやすいツールです。

業務全体に応用を利かせたい

・Freee
・皆伝!シリーズ

Freeeは,会計ソフトでおなじみのですが,クラウド一括管理でスピード分析も得意とします。
申請は領収書を撮影してアップするだけ。
情報・通信は暗号化されるのでセキュリティー面も強いことが特徴です。

皆伝!シリーズは,会計・人事領域のフロント業務お役立ちワークフローは、多言語・多通貨などグローバルな分野での業務があるあるなどれとどれが対応するかという変換を考えるのが得意なシステムです。
クラウド型は初期費用を除くと月額600円/ユーザーというところも魅力でしょう。

お手軽簡単,仕事を楽にして欲しい

・楽々WorkflowⅡ

楽々WorkflowⅡは,汎用性が高く予算に合わせて機能を組みわせ出来るタイプのシステムであり、マルチに対応できる点が魅力です。

Google Workspaceと連携を

・Gluegent Flow
・サテライトオフィス・ワークフロー

Gluegent Flowは,オフィス365とも連携可能かつGoogle Workspaceと連携もできます.
また,データをスプレッドシートやドライブ保存も可能,権限設定もラクラクなお頃が魅力です。

サテライトオフィス・ワークフローは,10ユーザーまで制限付きなものの無料なGoogle Workspaceと連携可能システム. 他にも,申請書を200MBまで複数同時添付などの魅力があります.

ワークフローの型を作って業務を効率的に

もちろん,業務作業がフロー通りにいくことは基本ありません。
一方,オンライン上で変更が効くフローですので,もし工程に変更が出ても直ぐに反映が可能。
さらに,変更後の評価もいちいち打ち直して業務フローを出していた頃に比べれば圧倒的に手間がありません。

ますます高齢化と人口減少が叫ばれる日本では新たな働き手を入れることだけでなく一人あたりの生産を上げていくことも重要です。
一人あたりの生産を上げるために,余分な労力を削ってスマートな働き方を目指す企業様は一度ご相談下さいませ。

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